LOS CONTROLES INTERNOS ¿Por qué son importantes? ¿Los debo conocer? ¿Cómo mejoraría mi servicio?

“El control interno es llevado a cabo por personas. No se trata simplemente de reglamentación, manuales de política, Normas  y formularios sino de personas en todos  los   niveles de la organización”.

Los empleados del sector gubernamental tienen una gran responsabilidad con los ciudadanos, debido a que dichos ciudadanos aporta anualmente con sus contribuciones al erario público, además, demandan del sector gubernamental el uso eficientemente, económicamente y efectivamente de sus recursos. Las agencias, municipios o corporaciones públicas son los entes con la responsabilidad de proveer los servicios necesarios para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.

El empleado del sector del gubernamental tiene la responsabilidad del uso eficiente y eficaz de los recursos públicos. Además, de cumplir con las leyes, regulaciones y normativas. Al final de camino, es cumplir con las metas y objetivos para brindar un servicio de calidad.

El sistema de control interno viene a asistir al empleado del sector gubernamental a llevar sus responsabilidades administrativas y operacionales eficazmente. Por lo tanto, en este artículo se informará en forma concisa y general sobre el control interno. Sin embargo, este artículo no sustituye el interés del lector de informase ampliamente y adecuadamente sobre el tema de control interno.

Debemos indicar que el CONTROL INTERNO es un proceso, efectuado por el consejo (Junta) de administración, dirección y demás personal de una entidad. Está diseñado para brindar una seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos, en las siguientes categorías:

  • Eficiencia y eficacia de las operaciones.
  • Confiabilidad de los informes financieros.
  • Cumplimiento con las leyes, regulaciones y normativas.

Por lo tanto podemos definir los conceptos fundamentales del control interno, como;

  • El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin.
  • El control interno lo realizan las personas, no son sólo políticas y procedimientos.
  • El control interno sólo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total.
  • El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organización.

El CONTROL INTERNO constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organización, éstas son inherentes a la gestión del negocio (actividades de una entidad).

El CONTROL INTERNO es parte, y está integrado a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organización. Los CONTROLES INTERNOS son más efectivos cuando forman parte de la esencia de una organización, cuando son “incorporados” e “internalizados” y no “añadidos”.

La incorporación de los controles repercute directamente en la capacidad que tiene una organización para la obtención de los objetivos y la búsqueda de la calidad. La calidad está vinculada a la forma en que se gestionan y controlan los negocios, es por ello que el CONTROL INTERNO suele ser esencial para que los programas de calidad tengan éxito.

El CONTROL INTERNO es llevado a cabo por el personal de una organización, mediante sus acciones. Es el personal quien establece los objetivos de la organización e implanta los mecanismos de control.

El CONTROL INTERNO por muy bien diseñado e implementado que esté, sólo puede brindar a la dirección un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de los objetivos de la organización. Esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherentes al sistema de control interno, como;

  • Decisiones erróneas.
  • Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos.
  • Complicidad entre 2 o más empleados que permita burlar los controles establecidos.

Toda organización tiene una MISIÓN Y VISIÓN, éstas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organización o para determinadas actividades dentro de la misma.

Los objetivos se pueden categorizar en:

  • OPERACIONALES: utilización eficaz y eficiente de los recursos de una organización. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)
  • INFORMACIÓN FINANCIERA: preparación y publicación de estados financieros fiables.
  • CUMPLIMIENTO: todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Del sistema de CONTROL INTERNO puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.

El CONTROL INTERNO consta de cinco componentes que se encuentran interrelacionados entre sí:

  • Entorno de control, se incluye:
    • Integridad y valores éticos
    • Consejo de Administración
    • Filosofía y estilo operativo de la dirección
    • Estructura de la organización
    • Competencias de los informes financieros
    • Autoridad y responsabilidad
    • Recursos Humanos
    • Evaluación de riesgos: toda organización debe conocer los riesgos a los que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos y tratarlos.
  • Actividades de control: establecimiento y ejecución de las reglamentación, políticas y procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la organización.
  • Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación permiten que el personal capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.
  • Supervisión: Para que un sistema reaccione ágil y flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser supervisado.

El CONTROL INTERNO es importante para la empresa en su totalidad o para cada una de sus partes (filiales, divisiones, unidades de negocio y actividades funcionales, como por ejemplo compras), de esta forma uno puede centrar su atención, por ejemplo, al entorno de control para una categoría de objetivo para una determinada división de una organización.

El CONTROL INTERNO puede considerarse “eficaz” cuando la dirección tiene una seguridad razonable de que:

  • Disponen de la información adecuada sobre hasta que punto se están logrando los objetivos operacionales de la organización.
  • Los estados financieros son preparados de forma confiable.
  • Se cumplen las leyes y normas aplicables.

La determinación final, si el SISTEMA DE CONTROL INTERNO es “eficiente y eficaz” lo determina los resultados obtenidos en lograr las metas y los objetivos trazados, siendo estos cónsonos con la misión y visión establecida.

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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Vice Presidente de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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