¿Cómo puedo lograr el Control de las Actividades Administrativas y Operacionales?

“La fortaleza de un buen sistema de control interno depende de  la actitud de la gerencia y sus empleados”.

Control Directivo – Control Preventivo – Control Detección  Control Correctivo

La  gerencia tiene una gran responsabilidad de velar por el fiel cumplimiento de  todas sus actividades, tanto administrativas como operacionales, para lograr y  brindar en  forma eficiente, eficaz y económica sus servicios o productos. Debe establecer unas herramientas de control para lograr dichas metas y  objetivos.

Para  cumplir con las metas y  los objetivos establecidos,  la gerencia tiene que conocer,  establecer y difundir el concepto de  controles internos, debido que los controles vienen a ser parte integrar de cualquier entidad en el aspecto financiero, sus políticas y procedimientos.

Considerando los controles internos, que consisten en toda aquella medida que tome la gerencia de la entidad con el único propósito de proteger los recursos contra (1) desperdicios, fraude, mal uso e ineficiencia;  Además, considerar que los controles internos deben asegurar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, el  cumplimiento de Leyes, Reglamentos y Normas que rigen la entidad organizacional.

Por lo tanto, una actividad de control está diseñada para  reducir los riesgos asociados con la actividad de la entidad. Para lograr buenos resultados, debemos empezar  a conocer las siguientes actividades de control[1]:

CONTROL DIRECTIVO

  • Son designado para guiar  a la entidad hacia unos resultados deseados. Entre los controles directivos se encuentran: leyes, reglamentos, guías, políticas, normativas y  procedimientos escritos.

 CONTROL PREVENTIVO

  • Son designado para evitar que ocurra un evento no deseado. El desarrollo de este tipo de control es poder predecir problemas potenciales antes que ellos ocurra, además, para implementar las medidas necesarias para que no ocurra.

CONTROL DETECCIÓN

  • Son designado para identificar eventos no deseados  que estén ocurriendo. Además, alerta a la gerencia de lo que está sucediendo. Este tipo de control le indica a la gerencia que tome acción prontamente.

CONTROL CORRECTIVO

  • Son procesos que tiene que mantenerse enfocado en la  condición o situación no deseada y que se deben corregir. Este tipo de control ayuda a establecer los procedimientos  o acciones para prevenir que vuelvan a ocurrir nuevamente las condiciones o situaciones no deseadas.

Sin embargo, algunos  gerenciales  y  empleados entiende y creen que el control interno es responsabilidad del auditor por que periódicamente revisan las actividades administrativas como operacionales de la entidad.

Esto ocurre debido que ellos escuchan sobre controles internos solo cuando se le realiza una auditoría o monitoria de sus actividades asignadas a su unidad de trabajo.

Por lo tanto, la gerencia de la entidad u organización,  y no el auditor, es la responsable de establecer un buen sistema de control interno y difundirlo a todos sus empleados mediante; reglamentos, guías, políticas, normativas, procedimientos escritos, adiestramientos y estableciendo procesos de revisión continúo.

[1] Referencia: “State of Delaware, Internal Control; R. Thomas Wagner, Jr., CGFM, CFE- Auditor of Accounts”.

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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Miembro de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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One Response to ¿Cómo puedo lograr el Control de las Actividades Administrativas y Operacionales?

  1. Alfredo Toledo says:

    Excelente articulo Manuel.

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