¿QUÉ SIGNIFICA “BENCHMARKING” EN EL MUNDO DE LAS ORGANIZACIONES Y QUE LOGRAMOS NOSOTROS?

El progreso y el desarrollo son imposible si uno sigue haciendo las cosas tal como siempre las ha hecho”. Wayne W. Dyer (1940-?) Escritor Estadounidense.”

A veces escuchamos o leemos en algunos artículos  la palabra “Benchmarking”, cuando nos quieren explicar un proceso sea operacional o administrativo que conlleva decisiones estratégicas, para lograr unas metas y/o objetivos para la organización.

Además, para  alcanzar un nivel optimo y competitivo en sectores similares donde ofrecemos nuestros servicios o productos, ¿Qué debemos conocer de este proceso llamado “Benchmarking”?  ¿Debemos preguntarnos si en realidad la utilización del proceso de “Benchmarking” por parte de la organización o entidad es viable?

La contestación a esa pregunta se contestará al final de esta lectura de este artículo por  el propio lector, cuando  llegue a sus propias conclusiones ejerciendo su buen juicio y conocimiento.

Este artículo se limitará a una explicación breve y concisa del proceso de “Benchmarking” para proveer una idea clara y sencilla de este proceso.

Según, en el libro “BENCHMARKING” de Bengt Kallöf y Svante Östblom, “Benchmarking” es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia.

LO QUE ES, LO QUE NO ES DEL  “BENCHMARKING”.

  • “Benchmarking” no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos se reasignarán a la forma más efectiva para apoyar las necesidades de los clientes y obtener la satisfacción de los mismos.
  • “Benchmarking” no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante, la recopilación y selección constante de las mejores prácticas y desempeños externos para incorporarlos a la toma de decisiones y a las funciones de comunicación en todos los niveles de la organización o entidad.

Tiene que tener una metodología estructurada para la obtención de información, sin embargo, debe ser flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.

  • “Benchmarking” no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito.
  • “Benchmarking” es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.
  • “Benchmarking” no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios ganadora. Ayuda a tener un desempeño excelente.
  • “Benchmarking” es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de vista externo que asegurar la corrección de la fijación de objetivos.
  • “Benchmarking” es un nuevo enfoque administrativo. Obliga a la prueba constante de las acciones internas contra estándares externos de las prácticas de la industria.
  • “Benchmarking” es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal, individual. Elimina la subjetividad en la toma de decisiones.

USO DEL “BENCHMARKING”: BENEFICIOS

  • Mejora la comunicación.
  • Profesionalización de la organización y mejoras los procesos.
  • Análisis presupuestarios efectivos.

CINCO TIPOS DE BENCHMARKING

  1. Comparación Interna: comparaciones dentro de la organización entre programas,departamentos, unidades, oficinas o divisiones.
  2. Comparación competitiva: desempeño o procesos de comparación con los competidores.
  3. Comparación funcional: comparación con procesos similares dentro de una industria.
  4. Comparación genérica: comparación de operaciones con industrias no relacionadas.
  5. Comparación colaborativa: realizadas en colaboración con grupos de compañías (subsidiarias de una multinacional en diversos países o una organización de la industria).

PASOS EN UNOS PROCESOS DE BENCHMARKING

  1. Defina el alcance y metodologia
  2. Elija la organización a comparar
  3. Determine los métodos de la medición, las unidades, los indicadores y el método de colección de datos
  4. Recoja los datos
  5. Análisis de las discrepancias excepciones
  6. Presente los resultados y discuta las implicaciones en las áreas a mejorar y los objetivos a alcanzar con las personas que tienen injerencia en la toma de decisiones.
  7. Haga los planes de acciones correctivas para el mejoramiento o los nuevos procedimientos
  8. Supervise el progreso y planifique la prueba comparativa en curso.

COSTO DEL “ BENCHMARKING ”

Muchas compañías incurren en unos costos al realizar un “Benchmarking”, sin embargo entiende que se paga por sí mismo.

Los miembros del equipo para realizar el “Benchmarking” (Comparación) invierten tiempo en investigar los problemas, identificando compañías para estudiarlas.

Las visitas realizadas a dichas organizaciones y el poner en práctica el insumo obtenido, aumenta el costo de realizar el “Benchmarking” Además, se debe considerar otros costos directos como: gasto en hotel (hospedaje), comida, transportación y tiempo perdido y otros costos indirectos.

LIMITACIONES DEL “BENCHMARKING”

  • El “Benchmarking” es un proceso difícil que necesita mucho tiempo y compromiso de la gerencia para tener éxito.
  • Es costoso, por gastos directos e indirectos que se incurren.
  • Limitación en identificar organizaciones en término de estrategias, tamaño, modelos, cultura y localización.
  • Se requiere que el personal asignado domine las destrezas de organización, manejo de  proyectos, eficiencia, productividad y calidad.

 

Por Manuel  A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS                                                                

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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Vice Presidente de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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