“RED FLAGS” FRAUDE LABORAL

“Se puede engañar a todos poco tiempo, se puede engañar a algunos todo el tiempo, pero no se puede engañar a todos todo el tiempo.” John Fitzgerald Kennedy (1917-1963) Político y Ex – Presidente E.U.A

El fraude laboral constituye unas preocupaciones significativas para cualquier entidad privada  o  entidad gubernamental.

Este tipo de fraude lo puede realiza un empleado o varios empleados para beneficiarse indebidamente de los recursos de la entidad. Cuando dos o más personas se ponen de acuerdo para defraudar a la entidad, estos podrían afectar la estabilidad económica, la credibilidad y la imagen de la entidad.

Esta situación puede resultar esporádica o continua y, viene exponer a la entidad a un posible cierre parcial que limita sus operaciones, o tal vez un cierre total, resultando en pérdidas de empleos e ingresos.

La gerencia debe establecer los controles necesarios  para la prevenir y detectar  en la etapas temprana  este tipo de accion por parte de empleados, asi, evitar este tipo de fraude laboral.

En la  Declaración de Normas de Auditoría Número 99 (SAS 99 por siglas en inglés,Statement on Auditing Standards No. 99: Consideration of Fraud), nos describe el fraude y sus características, y  define el fraude como un acto intencional que resulta en errores importante en los estados financieros de la entidad.

Además, el “SAS 99”, indica, que hay dos tipos de fraude en cuenta: los errores derivados de la información financiera fraudulenta (por ejemplo, falsificación de registros contables) y los errores derivados de la malversación de activos (por ejemplo, el robo de activos o gastos fraudulentos). Sin embargo, otros autores lo denominan “desfalco” o “crimen ocupacional”.

El lector, debe considerar que los síntomas del fraude laboral varían de acuerdo al tipo de sector, sea privado o de gobierno.

A continuación, se presenta algunos riesgos o síntomas que alguno le llaman “Red Flags” en forma general.

  1. Adquirir bienes o servicios a sobreprecio beneficiándose del mismo, incluso en complicidadcon los proveedores.
  2. Alterar los cheques de la empresa en valores y/o beneficiarios a fin de cobrarlos el empleado, puede actuar en colusión con otros empleados o incluso con los proveedores.
  3.  Omitir el registro de ventas para retenerse el dinero.
  4.  Registrar facturas personales en la contabilidad de la entidad.
  5.  Retener el dinero de los depósitos bancarios y presentar en las entidades comprobantes de depósitos falsos.
  6. Retrasar el depósito y contabilización de las recaudaciones de efectivo.
  7. Vender a sobreprecio los productos y servicios, luego registrar en libros al precio correcto y quedarse con la diferencia cobrada en exceso.
  8. Efectuar cobros y ocultarlos.
  9. Efectuar ventas a crédito a familiares para posteriormente declararlas incobrables.
  10. Realizar ventas de contado (efectivo) y decir que fueron a crédito.
  11. Registrar préstamos ficticios que más tarde son dados de baja.
  12. Registrar ventas ficticias para cobrar comisiones o bonos indebidamente
  13. Adquirir activos innecesarios para obtener una “comisión” del proveedor.
  14. Adquirir ficticiamente activos.
  15. Alterar el precio de los artículos en la factura, para hacer falsos reclamos.
  16. Apropiarse indebidamente de inventarios o activos de la entidad.
  17. Utilización de equipos para trabajos fuera de horas laborables.
  18. Cambiar activos (equipos o u otros) de menor calidad por activos adquiridos por la entidad (suplantación de equipo).
  19. Utilizar para beneficio de familiares activos de la empresa.
  20. Alterar el sistema (software) del rol de pagos de tal manera que los centésimos del valor líquido de todo el personal sean redondeados y se acrediten esos valores en la cuenta del empleado deshonesto.
  21. Cargar descuentos propios a otros empleados.
  22. Cobrar comisiones, dietas, horas extras indebidamente.
  23. Cobrar sueldos de empleados que salieron de la organización.
  24. El hurtar los sellos de correo y sobres.
  25. El hurtar mercancías, herramientas y otras partidas del equipo.
  26. El apropiarse de pequeñas sumas de los fondos de caja menuda y de las recaudaciones.
  27. El colocar en la caja chica vales o cheques sin fecha, con fecha adelantada o con fecha atrasada.
  28. Someter facturas falsas para obtener reembolsos.
  29. El no registrar algunas ventas de mercancía y apropiarse del efectivo.
  30. El crear sobrantes en los fondos de caja y en las registradoras, no registrando o registrando por menos, determinada transacción.
  31. El sobrecargar las cuentas de gastos con gastos ficticios (millajes, gastos de representación, etc.).
  32. Hurtar gasolina de la entidad para su auto personal o de sus familiares.
  33. Uso indebido de la flota de autor de la entidad para su beneficio personal.
  34. Uso de equipo pesado de la entidad para proyectos personales o cobrar a otros clientes personales del empleado.
  35. El malversar el pago recibido de un cliente y sustituirlo con pagos posteriores a éste o de otros.
  36. El apropiarse de pagos hechos por clientes y emitir el recibo en un pedazo de papel.
  37. El cobrar una cuenta atrasada, guardar el dinero y cargarla a cuentas incobrables.
  38. El cobrar una cuenta ya cargada a cuentas incobrables y no informarlo.
  39. El acreditar falsos reclamos de clientes o por mercancías devueltas.
  40. El no depositar diariamente en los bancos o depositar solo parte de lo cobrado.
  41. El alterar las fechas en las hojas de depósito para cubrir apropiaciones.
  42. El hacer los depósitos por sumas redondas tratando de cubrir los faltantes a fin de mes.
  43. Mantener en las nóminas de pago a empleados con posterioridad a la fecha de su despido.
  44. El falsear los cálculos y las sumas en las nóminas de pago.
  45. El destruir las facturas de venta.
  46. El alterar las facturas de venta después de entregar la copia al cliente.
  47. El anular las facturas de venta por medio de falsas explicaciones.
  48. El retener dinero proveniente de ventas al contado usando una falsa cuenta deudora.
  49. El registrar descuentos de caja que son injustificables.
  50. El aumentar las sumas de los pagos hechos al contabilizar los gastos.
  51. El uso de copias de comprobantes o facturas cuyo original ya fue pagado.
  52. Otros…

Considerando, los riesgos antes presentados, la gerencia debe tomar todas la medidas necesarias y, estar vigilantes,  a todo cambio en las actividades contables y, si es necesario evaluar los controles interno para atemperarlo a la actividades administrativa y operacional de entidad, asi, para disuadir este tipo de actividad fraudulenta.


 

Por Manuel A. Gutierrez, CIA,CRMA,CBM,CFS

 

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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Miembro de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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