EL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

 
“La habilidad es lo que permite hacer ciertas cosas, la motivación determina lo que se hace y la actitud cuán bien se hace.” Louis Leo Holtz, nació el 6 de enero de 1937  en Follansbee, West Virginia, USA,  es autor, comentarista de televisión, motivador y fue entrenador  jefe en la NCAA y la NFL.”

El ambiente de control es un factor intangible  bien importante en las actividades de la  entidad, el cual a veces no se le brinda la atención debida. Sin embargo, es el primero de ocho componentes interrelacionado de la gestión de riesgo empresarial (ERM, en sus siglas en inglés) siendo la base de los otros componentes de la gestión de riesgo. Esto es, según definido y recomendado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway  (COSO 1992, 2004).” 

El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway  (COSO), es una organización voluntaria (sin ánimo de lucro) del sector privado dedicada a mejorar la calidad de los informes financieros a través de una ética comercial, de controles internos eficientes, eficaces y de un gobierno corporativo.

COSO está patrocinado por las siguientes entidades profesionales:

  •  American Accounting Association (AAA)
  •  American Institute of Certified Public  Accountants (AICPA)
  •  Financial Executives International (FEI)
  •  Institute of Management Accountants (IMA) 
  • The Institute of Internal Auditors (IIA)

La base de una buena administración comienza con el desarrollo de un buen ambiente  de control interno. El ambiente de control interno es afectado por las acciones de los empleados, esto es debido a que  no siempre se reconoce, no se entiende, no se comunica y no es establecido adecuadamente por la gerencia.

Sin embargo, la actitud, acción y valores de la gerencia vienen  a establecer el tono de la entidad en la administración y operación, además, influenciando el ambiente de control interno en las actividades de desempeño de los empleados. La gerencia debe mostrar una actitud positiva hacia los controles internos, realizando evaluaciones sobre el desempeño, discutiendo los controles internos en reuniones con el personal; y recompensando a los empleados por sus buenas prácticas en el desempeño del control interno.

El ambiente de control interno es considerado como uno de los componentes claves en la gestión de los riesgos de la entidad. Considere que el ambiente de control  interno se dirige a obtener:

  • Operaciones Eficientes y Eficaces,
  • Confiabilidad de la Información Financiera,
  • Cumplimiento de las leyes, regulaciones y las normas aplicables,
  • Reducción en  las pérdidas,
  • Salvaguardar los recursos disponibles.

Sin embargo, la gerencia es responsable de desarrollar, establecer, estimular, evaluar, analizar y  supervisar  continuamente  el  ambiente de control interno de sus departamentos, oficinas o unidades. Por lo tanto, parte de este proceso, debe ser la consideración del factor humano envuelto y determinar el grado de control existente  en la entidad.

Para tengan una idea de lo importante y necesario que conlleva el ambiente de control interno en la entidad, debemos considerar algunos factores, para determinar si la entidad tiene controles robustos relacionados al ambiente de control interno en sus operaciones:

Consideremos algunos factores envueltos:

 1.   Integridad y Valores Éticos:

  • la existencia e implementación de código de conducta, código de ética, normas sobre las prácticas comerciales aceptables, normas sobre conflictos de interés y normas para dirigir las operaciones diarias,
  • el establecimiento de un alto grado de ética con los empleados, clientes,proveedores, vendedores, acreedores, competidores, auditores y otros. 

2.  El Establecimiento de un Compromiso de Competencia:

  • la descripción trasparente del trabajo a realizar, definir bien las tareas en los trabajos especializados, analizar las destrezas y conocimientos necesarios para desempeño del trabajos,
  • la retención de empleados cualificados, y una adecuada capacitación.

3.  Filosofía Gerencial y Estilo Operacional:

  • Actitudes y acciones hacia los informes financieros, aceptación de riesgos, la frecuencia de integración  y comunicación entres gerentes y otro personal,
  • la gerencia que asume los   riesgos vs gerencia conservadora en asumir los riesgos.

4.  Estructura Organizacional:

  • determinar si la entidad tiene la estructura organizacional necesaria y adecuada, para permitir el flujo de información de las actividades administrativas y operacionales entre la gerencia,
  • determinar si están definida adecuadamente las responsabilidades de la gerencia y si esta las entiende,
  • determinar si la gerencia tiene el conocimiento y experiencia para manejar sus responsabilidades.

  5. Comité de Auditoría de la Junta de Directores:

  •  determinar la acción del Comité en revisar los controles internos y las actividades de auditorías, conlleva una influencia positiva para la entidad en el ambiente del control interno.

  6.  Asignación de Autoridad y Responsabilidad:

  • determinar la asignación de  responsabilidad y la delegación de la autoridad, estas  tienen que ser cónsono con las metas y objetivo de la entidad, funciones operacionales, requerimientos  regulatorios, e incluyendo la responsabilidad del sistema de información y las autorizaciones de cambios.

7. Prácticas y Políticas de Recursos Humanos

  • determinar si el empleo, adiestramiento, promoción, compensación y despido de los empleados están cónsono condichas prácticas y política establecidas.

 

 Referencias: The Institute of Internal Auditors, USA, The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, 1992, 2004)

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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Vice Presidente de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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