¿DEBEMOS CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN UN SISTEMA CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO O UN SISTEMA HIBRIDO?

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 “Si el valor del jefe, sus fuerzas, su inteligencia, su experiencia y la rapidez de sus concepciones le permiten extender mucho su acción personal, podrá llevar lejos la centralización y reducir a sus empleados al papel de simples agentes de ejecución. Si, por el contrario, conserva el privilegio de dar las directrices generales y prefiere recurrir más a la experiencia, al criterio o al consejo de sus colaboradores, puede efectuar una amplia descentralización.”
                                                     Henry Fayol (1841-1925) 
Cada día que transcurre en la organización debemos reconocer que enfrentan grandes retos para mantenerse a un nivel competitivo en el ambiente que opera.  Esto es debido, por ejemplo, a los altos costos  operacionales, la competencia local e internacional, la reducción y cambios en los mercados, disminución en el valor adquisitivo del dólar, una tasa contributiva onerosa, y más aún, en un sistema económico que cada día que trascurre no representa  una opción para hacer negocio.

De  cualquier modo, el simple hecho de hacer negocio conlleva  grandes esfuerzos.  Por lo tanto, no importa si la  actividad que realiza la organización, sea esta de servicios, ventas de productos,  manufactura o distribución y logística, siempre presenta grandes reto de administración y operación para la gerencia.

Por consiguiente, la gerencia bajo este panorama, debe disminuir los gastos operacionales y administrativos,  lo cual le permitan  obtener un margen de ganancia  aceptable. Esto es,  para planificar  futuras expansiones  de su negocio, el cual le permitiría  la creación de empleos sustentable y, la adquisición de activos, tanto muebles como inmuebles para su continuidad en el mercado ofreciendo servicios o productos de calidad.

Por lo tanto, la gerencia tiene que ser proactiva en la utilización de sus recursos adecuadamente para mantener un nivel competitivo, del mismo modo, identificar  si su sistema de administrar  u operar sus actividades, atiende en una forma responsable y razonable los factores de riesgos que puedan impedir su desarrollo y alcanzar sus objetivos. En resumen, los factores de riesgos pueden ser internos o externos, por ejemplo, factores internos;

  • reclutamiento de personal no adecuado,
  • falta de un plan estratégico a corto, mediano y largo plazo para controlar los gastos y aumento de ingresos,
  • falta de misión y visión y objetivos definidos,
  • falta de un plan de capacitación del personal,y el más preocupante de todos, la falta de fuerza de voluntad y compromiso, tanto a nivel gerencial como de supervisado.

No solamente los factores internos no permiten el desarrollo adecuado de la organización, hay que considerar los factores externos como posibles riesgos que la gerencia puede enfrentar en transcursos de sus actividades como ejemplo:

  • riesgos naturales (huracanes, terremotos, tormentas e inundaciones)
  • riesgos de incumplimiento con  leyes y reglamentos establecidos por el gobierno,
  • riesgos de  mercado, precios, suplidores, clientes, contratistas, deudores y otros.

Ahora bien, estos son factores que pueden lleva a la gerencia a tomar decisiones estratégicas para el beneficio de la organización. Por lo cual, la gerencia en la búsqueda de soluciones efectivas puede considerar o  determinar, como la estrategia de un sistema centralizado, descentralizado  o establecimiento de un sistema híbrido, puede ayudar a administrar sus operaciones y lograr alcanzar sus objetivos.

Sin embargo, para que la gerencia pueda tomar decisiones  razonables, prudentes y efectivas, la gerencia, debe considerar y tener en perspectiva cuál sistema es más adecuado, al mismo tiempo, deberá preguntarse lo siguiente:

¿En realidad está  funcionando nuestro sistema administrativo u operacional para obtener logros deseados y  significativos?  ¿Cuál estrategia puede ser correcta para ser competitivo?  ¿Qué debemos hacer para lograr  una estrategia correcta? ¿Dónde podemos empezar para establecer la estrategia,  y  quien  debe tomar la decisión?  ¿Cómo se  adapta este tipo de estrategia en nuestra estructura organizacional? ¿Esta decisiones se ajusta a la misión, visión, plan estratégico, y al plan de trabajo de la organización? ¿La organización está preparada para llevarla a cabo, su personal gerencial tiene el conocimiento y destrezas necesaria, para poder implementar este tipo de decisiones? ¿Se establecerá un comité interno  para atender este asunto, o contratará recursos externos?  ¿Qué herramienta cuenta la gerencia para lograrlo? ¿Cuánto tiempo le tomará tal decisión? ¿Cuánto tiempo tomará lograr los resultados deseados? ¿Qué métrica utilizará la dirección y la gerencia para medir  los resultados? ¿Tiene el presupuesto necesario para lograr este tipo de cambio? ¿Cuenta con los recursos internos necesarios para capacitar a su personal?

En resumidas cuentas, como vez, estas son algunas preguntas que la gerencia debe contestar, antes de tomar una decisión que conlleve  afectar las actividades de la organización. En su consideración de centralizar, descentralizar o establecer un sistema híbrido que recoge  ambos concepto en el proceso de administrar y operar su organización para lograr sus objetivos.

En conclusión, la gerencia tiene que considerar,  evaluar  y determinar si un sistema centralizado, descentralizado o establecimiento de un sistema hibrido es efectivo para la organización. Ahora bien, la centralización y la descentralización son dos cosas opuesta de transferir poder en la toma de decisiones y de cambiar la estructura organizacional.

Sin embargo, en un sistemas hibrido se obtiene de ambos sistemas lo mejor, y se puede ajustar a ciertas característica en la organización para el mejor desempeño. Después de todo, nunca es posible tener una centralización o descentralización total en la organización.

Consideremos, ahora algunas de las característica de un sistema de administración y operación centralizada, en este sistema la gerencia delega poco y conserva para si el máximo control reservando a éstos el mayor número posible de decisiones. En una administración y operación descentralizada, se delegan con un  mayor grado la facultad de la toma de decisiones, y conserva sólo los controles necesarios en los niveles  gerenciales.

Además, en el sistema descentralizado se  facultad a  los gerenciales a tomar  decisiones, que le permiten aumentar su eficiencia y obtener resultados eficaces al menor tiempo posible. En otras palabras, a los  gerenciales en un sistema descentralizado le permiten el control de tiempo y, promueve  un cambio de aptitud en la aceptación de sus responsabilidades.

Así, le concede a la alta gerencia a concentrarse  en la toma de decisiones de mayor importancia, y dejando los menos importantes a la gerencia intermedia. Así mismo, la descentralización permite la formación de ejecutivos o gerenciales a nivel central  o regionales más motivados, y más conscientes de sus resultados operacionales. La toma de decisiones en la descentralización es democrática, participativa y detallada. Por otra parte, los cambios de la organización en un sistema descentralizado emergen de la perspectiva de las interacciones dinámica organizacional.

Inclusive, la descentralización permite la participación y la aceptación de responsabilidad. Poco riesgo de un comportamiento resistente a ideas y mejoramientos en la organización. Igualmente, el conocimiento, la información y las ideas fluyen desde la base hasta la cima de la organización.

Como resultado, el grupo de control de la alta gerencia es relativamente pequeño y, hay relativamente pocos puesto en la organización, debido a que hay más autonomía en los niveles bajos.

Sin embargo, como todo sistema, pueden existir ciertas desventajas en la descentralización, como ejemplo:

a) Falta de uniformidad en la toma de decisiones.

b) Insuficiente aprovechamiento de los especialistas, al considerar que ya no se necesita la asesoría de la oficina matriz.

c) Falta de gerenciales o funcionarios  capacitados.

d) otros.

En cambio,  en el sistema centralizado, se define como el proceso de transferir y asignar autoridad para la toma de decisión a los niveles más altos de una jerarquía organizacional. En un sistema centralizado, la toma de decisiones se ha trasladado a los niveles más altos de la organización, tales como una oficina central, o un centro corporativo u oficina matriz.

Por lo tanto, el conocimiento, la información y las ideas se concentran en el nivel de la alta gerencia, y las decisiones se conectan hacia abajo en cascada hacia el resto de la organización. Por tal razón, una de las característica de la centralización es que se le da énfasis en el control desde arriba hacia abajo.

En síntesis, la toma de decisiones es fuerte, autoritaria, visionaria y carismática. Además, debe considerar que el cambio organizacional es configurado desde la visión del líder. Al mismo tiempo, la toma decisiones es decisiva, rápida, coordinada y, capaz de responder rápidamente a los temas y a los  cambios importante.

En este sistema centralizado la utilización de la uniformidad, conlleva poco riesgo de discrepancia o conflictos entre distintas partes de la organización. Por otro lado, en un sistema híbrido, se puede optar en un balance entre el sistema centralizado o el descentralizado. Sin embargo, el utilizar o no utilizar un sistema híbrido, depende de varios factores, que la gerencia debe evaluar,  entre los que se debe mencionar:

a)  El tamaño de la organización.

b)  La complejidad de la operación (producción o servicios).

c)  La capacidad y experiencia de los gerenciales.

d)  La cantidad de controles que puedan establecerse.

e) La capacidad económica de la organización.

La determinación final cual es sistema correcto es basada en las necesidades y objetivos de la organización, el cual la gerencia deberá decidir cuál es el correcto.[i]

Por Manuel A. Gutiérrez, CBM,CIA,CRMA,CFS,
Director Interno de Auditoría Interna,
Compañía de Parques Nacionales de Puerto Rico.  
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About Manuel A. Gutierrez, CIA, CRMA, CBM, CFS

Certified Internal Auditor(CIA) - Certified Risk Management Assurance(CRMA) - Certified Business Manager(CBM) Certified Fraud Specialist(CFS) - Vice Presidente de la Junta de Gobierno del Instituto de Auditores Internos Inc. - Capítulo de Puerto Rico
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